چاہے آپ کمپنی چلاتے ہو یا ون مین مین بینڈ ہو ، آپ شاید تیار گروپوں کے سامنے ، تیار کردہ پریزنٹیشنز اور سوال و جواب سیشن دونوں میں گفتگو کریں گے۔
چاہے یہ لوگوں سے بھرا ہوا کمرہ ہو یا صرف کچھ ٹیم ممبران ، سوال و جواب کے سیکشن کو صحیح طریقے سے سنبھالنا آپ کے پیغام کو نافذ کردے گا - یا اسے کمزور کردے گا۔ جواب بنائیں اور آپ اپنے تیار کردہ الفاظ کے دوران قائم کردہ ساکھ کو کھو سکتے ہو۔
سوال و جواب کی تیاری کرنا اتنا ہی ضروری ہے جتنا کہ آپ جو پیش کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں اس پر عمل کرنا۔ میں نے ایک کی طرف سے متاثر کیا گیا تھا ہفتہ وار قیادت کا خط میں بزنس کنسلٹنٹ رِک ہاؤسک کی جانب سے منصوبہ بند یا فوری سوال و جواب کے سیشن میں آپ کے بہترین بننے کے لئے درج ذیل نو نکات کا اشتراک کرنے کے لئے موصول کرتا ہوں۔
پوشیدہ ایجنڈوں سے آگاہ رہیں۔
یقینا. سامعین سے پوچھے گئے بیشتر سوالات مخلص ہیں اور سوال کرنے والا حقیقی جواب تلاش کر رہا ہے۔ لیکن کچھ سوالات کا ارادہ یہ بھی ہے:
- سوال پوچھنے والے کو تیز تر بنائیں ، یا
- جواب دینے والے (آپ) کو گونگا دکھائیں۔
اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے ، ایک ہی انداز اور پیشہ ورانہ مہارت کے ساتھ تمام سوالوں کے جوابات دیں۔ آپ بہتر دیکھ کر باہر آئیں گے۔
تیار رہو.
بہتر سوال ہے کہ جن سوالات کے بارے میں آپ کو توقع ہے وہ لکھ سکتے ہیں ، خاص طور پر سخت یا متنازعہ سوالات ، اور اپنے جوابات کی تکرار کرنا۔ میں اکثر بھروسہ کرتا ہوں حالانکہ کچھ بھروسہ مند ساتھیوں کے ساتھ مذاق کا سیشن چلاتا ہوں۔ وہ ہمیشہ ایسے سوالات اٹھاتے ہیں جن کی مجھے توقع نہیں تھی۔ دوسروں کو اپنے جوابات اور جسمانی زبان کا اندازہ کرنے کی ترغیب دیں۔ شرمگاہ میں ڈوبیں تاکہ آپ عوام میں چمکیں۔
پر اعتماد ہوں۔
مسکرائیں اور اپنے سائلوں کو آنکھوں میں دیکھیں۔ آنکھ سے رابطہ ظاہر کرتا ہے کہ آپ سوال اور سائل پر دھیان دے رہے ہیں۔ مسکراہٹ دوستی اور روابط کی دعوت ہے۔
توقف
اگر کسی سوال کا جواب دینے سے پہلے آپ کو ایک لمحہ کی ضرورت ہو تو ، اسے لے لو۔ فوری ، فوری جواب پر شک کیا جاسکتا ہے۔ یا اگر آپ نے واقعی جو کچھ پوچھا تھا اس کے بارے میں نہیں سوچا تو آپ غلط سوال کا جواب دے سکتے ہیں۔ یہ عجیب محسوس ہوسکتا ہے - خاموشی اکثر کرتی ہے - لیکن آپ کے سامعین اپنے خیالات کو اکٹھا کرنے میں چند سیکنڈ لینے پر آپ سے کم نہیں سوچیں گے۔ در حقیقت ، وہ اس کی تعریف کریں گے کہ آپ نے سوالات پر غور کرنے کے لئے اپنا وقت لیا ، اور یہ اسکرپٹ جواب کی طرح محسوس نہیں کرے گا۔
fidget نہیں
اپنی ناک کو کھرچنا ، ضرورت سے زیادہ پلک جانا ، ادھر ادھر گھومنا ، اور دیگر اعصابی ٹکڑوں کا اشارہ ہے کہ آپ جھوٹ بول رہے ہیں۔ مجھے معلوم ہے ، آپ شاید جھوٹ نہیں بول رہے ہیں۔ آپ کو شاید گھبراہٹ ہو لیکن احساس حقیقت ہے۔ ان چمک کو کم سے کم کرنے کے لئے کام کریں۔
سوال کا جواب. سیدھے۔
یہ ایک عام مسئلہ ہے جسے میں سوال و جواب کے سیشنوں میں دیکھتا ہوں۔ پیش کنندہ اس سوال کا جواب نہیں دیتا جو پوچھا جاتا ہے۔ یہ جان بوجھ کر نہیں ہوسکتا ہے - ہوسکتا ہے کہ وہ قریب سے سن نہیں رہے ہوں۔ یا ، ہو سکتا ہے کہ اسپیکر کو جواب معلوم نہ ہو اور اس کے بجائے اس کے متلاشی کچھ کے بارے میں بات کرنے کا فیصلہ کیا جائے جس کی بجائے اسے مہارت حاصل ہو۔ وجہ سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے۔ آپ نے سامعین کے ساتھ جو ساکھ بنائی ہے اس سے کوئ بھی کمی نہیں آتی ہے یا سوال سے گریز کرنے کے بجائے انہیں آپ کے پیغام پر شک کرنے پر مجبور نہیں کرتا ہے۔
تصدیق کریں کہ آپ نے سوال کا جواب دیا ہے۔
کبھی کبھار سوال و جواب کے سیشن میں پوچھیں کہ 'کیا اس سے آپ کے سوال کا جواب ملتا ہے؟' یا 'کیا یہ واضح ہے؟' یہ آپ کے ناظرین کو دکھاتا ہے کہ آپ کی پرواہ کرتے ہیں اور آپ یہ یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ ان کی ضروریات پوری ہو رہی ہیں۔
عجیب سوال سے باز نہ آئیں۔
ہمیشہ ایک ہوتا ہے ، اور ہمیشہ مشکل رہتا ہے۔ سامعین میں موجود وہ شخص جو کوئی ایسا سوال پوچھتا ہے جو واقعتا پریزنٹیشن سے مماثل نہیں ہے یا ابھی بائیں فیلڈ میں ہے۔ اس سوال کو پیشہ ورانہ طور پر سنبھالیں کیونکہ آپ دوسرے سوالات میں سے کوئی کرتے ہو اور اپنے جواب کو اپنے مرکزی پیغام سے جوڑنے کی کوشش کریں۔ اس میں تھوڑا سا نل رقص کرنے کی ضرورت ہے ، لیکن یہ وہ جواب ہوسکتا ہے جس کے لئے آپ سب سے زیادہ یاد کیے جاتے ہیں۔ (یاد رکھیں صدر کلنٹن سے ایم ٹی وی ٹاؤن ہال میں 'باکسرز یا بریفز' پوچھے گئے؟)
پریکٹس ، پریکٹس ، پریکٹس
اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ اپنے مشق کا کچھ وقت سوال و جواب پر مرکوز رکھیں۔ عام طور پر ، یہ آپ کی پریزنٹیشن کے بعد اسٹیج پر آخری چیز ہوتی ہے ، اور یہ وہ حصہ ہوسکتا ہے جس کے لئے آپ کو سب سے زیادہ یاد کیا جائے۔ اسے مختصر شفٹ نہ دیں۔