یہ سادہ چال کاروباری ای میل (یا چیٹ پیغام) میں آپ کے مقام کو حاصل کرے گی

ایسی دنیا میں جو ڈیجیٹل میڈیا پر اتنی ہی چلتی ہے جتنی حقیقی زندگی میں ، ہم سب کو لکھنے والوں کی طرح زیادہ سوچنا سیکھنا ہوگا۔

یہاں تک کہ اگر آپ ہر دن آفس جاتے ہیں تو ، شاید آپ اپنا زیادہ تر وقت ساتھیوں ، مؤکلوں یا صارفین سے بات کرتے ہو ای میل کے ذریعے . یا ، تیزی سے ، نصوص یا مسیجنگ ایپس کے ذریعہ۔ اگر آپ گھر سے کام کرتے ہیں یا اپنا کاروبار چلاتے ہیں تو ، شاید آپ کسی دوسرے انسان سے اونچی آواز میں بات کیے بغیر پورے دن گزر سکتے ہیں۔ فیصلہ نہیں۔ میں بھی وہاں گیا ہوں۔

اس کا مطلب ہے ، اس سے قطع نظر کہ آپ نے کالج میں ہائی اسکول یا کمپوزیشن میں انگریزی کی کتنی نگاہ ڈالی ، آپ مصنف ہیں۔ کسی بھی وقت جلد ہی میری نوکری کے بعد آنے کی امید نہ کریں - میں آپ کے لئے اس کا مقابلہ کروں گا - لیکن آپ کو مہارت کو سنجیدگی سے لینا چاہئے اور تحریری لفظ کے ذریعے پیغام پہنچانے کے طریق کار کے بارے میں تھوڑا سا سمجھنا چاہئے۔

لکھے ہوئے مواصلات کی کلید زیادہ تر لوگ بھول جاتے ہیں

ہم میں سے بیشتر کاروباری مواصلات اپنے مقصد کو مدنظر رکھتے ہوئے لکھتے ہیں: وہ معلومات جو ہمیں بانٹنے کی ضرورت ہے یا ہم وصول کنندہ کو ہمارے لئے کیا کرنا چاہتے ہیں۔ پیغام اکثر کھو جاتا ہے ، کیونکہ ہم کسی بھی تحریر کا ایک بنیادی عنصر بھول جاتے ہیں: سامعین۔

اپنے ناظرین کو سمجھنا کچھ ایسی تحریر کرنے کے لئے ضروری ہے جو ان کے لئے معنی خیز ہو - اور اس وجہ سے ، وہ جو بھی عمل یا سمجھنا چاہتے ہیں اس کی طرف انھیں منتقل کردے۔ یہ سچ ہے چاہے آپ عوام کے لئے کتاب لکھ رہے ہوں یا کسی ایک ساتھی ساتھی کو چیٹ کا پیغام۔

اگر آپ اپنے پیغام کے دوسری طرف والے فرد کو سمجھنے کے لئے پہلے وقت نہیں لگاتے ہیں تو آپ غلط فہمیوں کے ساتھ بہت وقت ضائع کردیں گے۔ سافٹ ویئر ڈویلپرز اپنے اختتامی صارف کو سمجھنے کے لئے پہلے کام کرکے جس طرح منصوبوں کی منصوبہ بندی کرتے ہیں اس سے قرض لینا ، میں سامعین کی وضاحت کرتا ہوں جسے میں 'کال' کہتے ہوں۔ قاری کی کہانی '

یہ فوری طور پر یہ بتانے کا ایک آسان طریقہ ہے کہ وہ کون ہیں ، وہ کیا جانتے ہیں ، وہ کس طرح سوچتے ہیں ، وہ کیا چاہتے ہیں اور وہ کیوں چاہتے ہیں۔ آپ کو ان چیزوں کو جاننے کی ضرورت ہے اگر آپ چاہتے ہیں کہ آپ کا پیغام اچھی طرح سے اتر جائے ، چاہے آپ اپنے عملے کے ساتھ کسی نئی پالیسی کی خبریں شئیر کر رہے ہو یا صرف چھٹی کی پارٹی کو ان کی ہدایت دے رہے ہو۔

قاری کی کہانی تخلیق کرنے کے ل this ، اس بیان میں خالی جگہیں پُر کریں: بطور [شخص کی قسم] ، وہ [کچھ مقصد] چاہتے ہیں تاکہ [کچھ وجہ]۔

ہر ایک کے مقاصد کو حاصل کرنے کے ل a کسی پیغام کو کس طرح تیار کیا جائے

یہاں ایک مثال ہے جس کا میں ہر روز Penny Hoarder پر سامنا کرتا ہوں۔ میں ایک ادارتی ٹیم کا نظم کرتا ہوں جو ہماری سیلز ٹیم کے ساتھ انٹرفیس کرتا ہے۔ فطرت کے لحاظ سے ، ہم مختلف زبانیں بولتے ہیں اور بظاہر مسابقتی اہداف رکھتے ہیں۔ ہماری سیلز ٹیم کے بارے میں ایک قاری کی کہانی اس طرح دکھائی دیتی ہے۔

جب میں کسی سیلز ریپ کے ساتھ بات چیت کرتا ہوں کہ آیا کوئی اشتہار ہمارے لئے فٹ ہے ، تو میں صرف اپنی ٹیم کے مشغول مواد لکھنے کے مقصد کے بارے میں بات کرسکتا ہوں:

یا ، میں سیلز نمائندے کے اہداف اور محرکات پر غور کرسکتا تھا اور ان کو ذہن میں رکھتے ہوئے لکھ سکتا ہوں:

سپوئلر: میں نے مؤخر الذکر کرنا سیکھا ہے ، اور یہ دونوں ٹیموں کے اہداف کے حصول میں زیادہ موثر ہے۔ اس کے برعکس ، ہماری سیلز ٹیم ہمارے اداری محرکات کو سمجھتی ہے ، اور وہ ہمارے ساتھ ذہن میں رکھنے والوں سے بات کرتے ہیں۔

یہ بھی جرگان کے لئے جاتا ہے۔ اگر کسی وصول کنندہ کو بزڈ ورڈز ، مخففات یا صنعت سے متعلق زبان سے بھرا ہوا پیغام ہو تو اوورلوڈ نہ کریں اگر آپ جانتے ہو کہ ان کے اس لوپ میں نہیں ہونے کا امکان ہے۔ اس سے وہ محض بیوقوف محسوس کریں گے یا الجھن کا باعث بنیں گے جس کے لئے آپ کو وقت نہیں لگانا پڑتا ہے۔

اس کے بجائے ، اپنے ای میل یا ٹیکسٹ کو گولی مارنے سے پہلے انھیں قارئین کی کہانی سے تعبیر کرنے کے لئے ایک سیکنڈ لیں تاکہ معلوم کریں کہ وہ کیا کرتے ہیں اور نہیں جانتے۔